Heute möchte ich euch von einem Erlebnis von mir erzählen – wer meinen Blog verfolgt weiß, dass ich normalerweise eher sachlich bin – da mir dieses Thema aber persönlich wichtig ist schreibe ich hier mal die Ausnahme von der Regel:

In unserer Eventreihe „Road to Modern Work(shop)“ – kurz es geht dabei darum, dass ein Kunde mit dem Partner seiner Wahl zu uns kommt und wir (Kunde+Partner+Microsoft Experte) uns über ein konkretes Problem Gedanken machen und dabei am Ende eine gemeinsame Lösungsidee/architektur herauskommt – war einem der letzten Termine bei mir am Tisch folgende Problemstellung:

„Wenn ich mit Exchange Online (EXO) in die Cloud gehe, wie gehe ich dann mit dem Backup um? Bevor ich da nicht aussagekräftig bin werden wir nicht migrieren.„

Die Fragestellung ist absolut valide und im ersten Moment auch recht schnell beantwortet, denn neben den Zusagen von Microsoft hinsichtlich Verfügbarkeit, gibt es unterschiedliche Partnerlösungen, die Backup u.a. in EXO abbilden können.

Also im ersten Moment ein schneller Termin – doch halt! In der Microsoft Tech Community haben wir ein Mantra, das da heißt:

„In der Cloud muss man Dinge anders machen!„

(mit der Ergänzung: „sonst spart man kein Geld“ oder „sonst ist man nicht effizienter/produktiver“)

Um Dinge anders machen zu können, muss man zum einen das Ziel kennen und zum anderen vor allem auch die Beweggründe, warum bestimmte Dinge bis jetzt so gemacht werden/wurden wie sie eben gemacht werden/wurden.

Dazu dient ein einfaches Hilfsmittel und das heißt

„Warum?„

(Oder wer gerne singt: ?“Wer, wie, was – wer, wie, was – wieso, weshalb, warum – wer nicht fragt bleibt on-premises“?)
Und das so lange, bis alle Handlungen und Hintergründe offen auf dem Tisch liegen!

Daher fragte ich also: „Warum macht ihr aktuell eigentlich die Backups – welchen Schmerz behebt ihr damit und wie häufig braucht ihr das eigentlich?„

Die Antwort war schnell gefunden: „Weil die User Emails löschen und nach der Speicherdauer im Papierkorb dann manchmal (=selten) doch noch mal darauf zugreifen wollen.„

Schön. Aber ich folgte natürlich brav unserem Hilfsmittel: „Warum löschen denn die User eigentlich die Mails?„

Mit der Frage haben wir uns länger beschäftigt, sind aber schlussendlich auf den Hintergrund gekommen und dies brachte dann auch gleich eine Erkenntnis mit: „Weil das Postfach zu klein ist und sie zwangsweise Mails löschen müssen… oh…„
(Der Vollständigkeit halber: die Postfächer dort hatten 3, 5 oder 7 GB und mit EXOP2 bzw. O365E3 bzw. M365E3 haben die neuen Postfächer 100GB!)

Sprich durch das Hinterfragen der Beweggründe sind wir darauf gekommen, dass für die meisten der betroffenen User lediglich eine Verhaltensänderung – nämlich nicht mehr zu löschen – notwendig ist und die Aufwendungen für – in diesem Fall – Backup klar zu hinterfragen sind, da die Ursache der Ursprungshandlung durch die Migration entfällt. [Disclaimer: natürlich gibt es noch andere Gründe aus denen ein Backup notwendig sein könnte, das muss jeder für seine Situation selbst entscheiden, das soll also kein Aufruf sein alle Backups sein zu lassen!]

Dieser Fall zeigt also klar drei Dinge:

1. Es beginnt immer mit dem „Warum“
2. In der Cloud muss man Dinge anders machen um erfolgreich zu sein!
3. Was soll danach besser sein/ welchen Schmerz wollt ihr beheben?

Und hier noch spannender Lesestoff zu dem Thema:
„Frag immer erst: warum: Wie Top-Firmen und Führungskräfte zum Erfolg inspirieren“ von Simon Sinek

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