Meetings/Calls richtig planen (Update 1)

Ich möchte heute drei coole Features beschreiben, die es mir ermöglichen mehr zu erreichen und meine Zeit wieder etwas besser zu nutzen und meine “Meeting Best Practice” teilen:

  1. FindTime
  2. “Meetings/Calls frühzeitig beenden”
  3. “Antworten mit Meeting”
  4. Allgemeine Best Practice für Einladungen

Update 1 (13.6.19): Punkte “Antworten mit Meeting” und “Best Practice” ergänzt.

Fangen wir mit FindTime an:

Jeder kennt die Herausforderungen Meetings oder Calls zu planen und die damit verbundene Komplexität insb. wenn mehr als zwei Personen beteiligt sind.
“Wer kann alles nächsten Mittwoch um 14h?” – so oder ähnlich sieht es dann oft in Emails aus und es wird fleißig “pingpong” gespielt, mit oft fragwürdigem Outcome.

Pic1: klassischer Versuch ein Meeting zu planen

Schön wäre es also, wenn das Finden von gemeinsamen Terminen vereinfacht und ggf. sogar (teil)automatisiert würde.

Und siehe da es gibt eine tolle Möglichkeit über “FindTime” (nur mit Office 365 bzw. Microsoft 365 nutzbar!).
Das funktioniert so:

  1. Der Ersteller des Meetings erstellt eine Email oder antwortet auf einen bestehenden Emailverlauf.
  2. Dann drückt er/sie auf das Addin “New Meeting Poll”
  1. in dem frisch geöffneten UI werden nun die freien Zeiten der Teilnehmer gezeigt, sofern der Zugriff auf den entsprechenden Kalender möglich ist (typischer Weise in einer Organisation möglich). Zu erkennen an den grünen, orangenen und ggf. roten Personen-Icons in der Ansicht. Dort sind auch “hover” Effekte möglich um zu sehen, wer grade wie verfügbar ist.
  2. Nun wählt der Ersteller mind. eine Option aus – am Besten sind natürlich mehr als 1, man sollte es aber auch nicht übertreiben.
    Zu erkennen an dem grünen Hintergrund in dem sonst blauen Feld der Zeit.
  1. Wenn nun also alle gewünschten Optionen ausgewählt worden sind, so einfach auf “Next”/”Weiter” klicken
  2. Danach werden die ausgewählten Termine aufgelistet und es sind zusätzliche Auswahlmöglichkeiten verfügbar:
    • Eingabe des Ortes (sofern in Person)
    • Soll es ein Online Meeting sein*
    • Einstellungen dazu, ob die Teilnehmer benachrichtigt werden
    • Einstellungen dazu, ob Platzhalter in die Kalender platziert werden
    • Einstellungen dazu, ob das Meeting automatisch gescheduled wird, sobald alle requirred (aka auf “To:”) Teilnehmer abgestimmt haben
  1. Jetzt noch auf “Insert to email” klicken und die Anweisungen an die Teilnehmer werden in die Email injeziert.
  1. Jetzt noch gerne die Email entsprechend durch Text ergänzen und abschicken.
  2. Sobald die Email raus ist, werden ggf. die Platzhalter in den eigenen Kalender injiziert (wirklich praktisch btw!) und die Eingeladenen müssen jetzt “nur noch” abstimmen, wann es bei ihnen passt.
    Wichtig dabei: für Teilnehmer, die das das erste Mal machen, ist es meist zwingend erforderlich diese kurz anzuleiten, damit überhaupt auf den “Select option” Knopf der Email geklickt wird.
  1. Die Auswahl der Zeit ist danach dann denkbar einfach:
    • “Prefer” für den besten Zeitpunkt (kann auch mehrfach gewählt werden)
    • “Yes”/”Ja” für “ich kann an diesem Termin”
    • “No”/”Nein” für “ich habe an diesem Termin leider keine Zeit”
  2. Anschließend noch auf “Submit”/”Abschicken” geklickt und wenn ich der letzt “notwendige” Teilnehmer bin wird dann automatisch das Meeting gescheduled (wenn ich es in den Optionen so ausgewählt habe, sonst muss der Ersteller hier noch final auf “go” klicken”)

Durch dieses Vorgehen können grade bei einer Abstimmung mit “vielen” Personen die Aufwendungen minimiert werden und insb. das Mailpingpong auf genau 1 Mail reduziert werden.
Für mich ist das schon nah an dem Optimum – jetzt fehlt noch, dass meine Cortana sich mit eurer Siri und Alexa abgleicht, so dass die Termine einfach durch Bots automatisch perfekt gescheduled werden! 😀

*in den Einstellungen von FindTime kann man sehr schön die eigenen Skype Daten hinterlegen, nur steht dort nichts davon, wie man Teams konfiguriert.
Pro-Tipp: einfach die Settings zu dem Server komplett leer lassen, so wird automatisch ein Teams Call verwendet, sofern Teams verfügbar ist!

*in den Einstellungen von FindTime kann man sehr schön die eigenen Skype Daten hinterlegen, nur steht dort nichts davon, wie man Teams konfiguriert.
Pro-Tipp: einfach die Settings zu dem Server komplett leer lassen, so wird automatisch ein Teams Call verwendet, sofern Teams verfügbar ist!

Um FindTime nutzen zu können muss dieses als Addin in Outlook hinzugefügt werden (Hinweis: Office 365 bzw. Microsoft 365 vorausgesetzt!), das ist ganz einfach über die Schaltfläche “Get Addins” und dann durch die Suche nach FindTime zu bewerkstelligen:

Meetings/Calls frühzeitig beenden

Wer kennt nicht diese Tage – oftmals auch Montag oder Freitag genannt – an denen sich eine Telco oder ein Meeting an das nächste reiht und das ohne Pause (aka “Bio-Break”) oder “Raumwechselzeit”?

Ich habe schon vor Jahren über unsere Feedbackmethoden den Wunsch geäußert: “wie wäre es, wenn Meetings nicht per default immer 30min (60., 90,…) wären, sondern z.B. nur 25min?”

Als ich also letztens aus einem ganz anderen Grund in den Outlook Settings herumgeisterte ist mir dabei ein Setting aufgefallen, von dem ich leider nicht weiß, seit wann es da ist [Rumors sagen seit
1812, build 11100.20000; da habe ich aber keine verlässlichen Daten zu], ich mich aber tierisch gefreut habe, dass es nun endlich eingebaut worden ist: “End appointments and meetings early”:

Also einfach in die Outlook Optionen gehen (Datei->Optionen) und im Bereich Kalender ein wenig herunterscrollen und das Häckchen setzen und die gewünschte Zeit eintragen – fertig!

Jetzt fehlt dann nur noch, dass man sich auch dran hält – aber die meisten Meetings dauern tatsächlich so lange wie sie veranschlagt werden, von daher glaube ich daran, dass mit ein wenig Disziplin sich das Vorgehen durchsetzen wird und wir alle wieder Zeit haben auf die Toilette zu gehen, ohne das gesamte Meeting warten zu lassen! 😀

Antworten mit Meeting (Reply with Meeting)

Da es mir öfter passiert, dass Meetings auch mündlich ( :O ja, Kommunikation vor allem über Sprache ist Key! 😉 ) abgestimmt werden, insb. nach einer vorherigen Email Kommunikation, stelle ich immer wieder fest, dass die “Einladungskultur” leidet.

Dies ist mittels Outlook sehr schnell und einfach getan ohne, dass es notwendig ist den Verlauf zu kopieren, o.ä.: einfach in Outlook auf “Antworten mit Meeting” drücken:

Reply with Meeting Button in Outlook

Wenn dieser Button gedrückt worden ist, dann wird automatisch der Inhalt der Email kopiert UND alle in dem Emailthread enthaltenen Personen mit eingeladen – und das unter Berücksichtigung von “To” und “CC” – sprich alle auf “To” werden als “Required” und alle auf “CC” als “optional” eingeladen!

Wer aufmerksam den Screenshot betrachtet hat, der wird festgestellt haben, dass das gleiche Icon, welches mit meinem Pfeil markiert ist auch ganz oben links in der obersten Zeile zu sehen ist!
Da ich das sehr häufig nutze, habe ich mir den Befehl dort oben platziert, damit ich noch einen Tick schneller bin und nicht lange nach dem Button suchen muss!

Allgemeine Best Practice bei Einladungen

Für mich ist klar, dass derjenige, bei dem das Vor-Ort Meeting statt finden wird die Einladung schickt – und sofern mehrere Personen auf dieser Seite beteiligt sind, dass i.d.R. die Einladung von demjenigen kommt, der (vermeintlich) in der Hirarchie (sofern es die noch gibt! 😉 ) am Höchsten steht.

Das hat für mich den Hintergrund, dass damit die Wahrscheinlichkeit des Stattfindens und vor allem des zahlreichen Erscheinens drastisch steigt.

Denn, wenn:

  1. niemand eine zentrale Einladung schickt mehrere Dinge passieren können:
    1. Wesentliche Teilnehmer den Termin verpassen (“Hab ich ganz vergessen!”, “war das gestern?”, “da ist mir was dazwischen gekommen!”)
    2. Zusätzliche Abstimmung notwendig ist (“Wann wollten wir uns noch treffen?”, “War das im Office in Frankfurt oder in München?”, “Wie lange wird das wohl dauern?”)
    3. Bei einer Verlegung/Absage das Chaos maximal wird.
  2. die Einladung nicht von dem kommt, in dessen Räumlichkeiten das Meeting stattfinden soll:
    1. Z.B. die Raumfindung unnötig erschwert wird, insb. bei (kurzfristigen) Raumänderungen
    2. Der Anreisende ggf. von “Musterstraße 1” ausgeht, das Meeting aber in dem ausgelagerten Teil in der “Testallee 2” stattfindet und damit unnötig Zeit benötigt wird, um von Musterstr. 1 zu Testallee 2 zu kommen. (sofern dann zeitlich überhaupt noch sinnvoll)
    3. der Anreisende auch weitestgehend sicher sein kann, dass das Meeting auch stattfindet
    4. sofern ein Raumbuchungssystem existiert, dieses auch automatisch ohne “zweite Meetinginstanz” genutzt werden kann
  3. die Einladung nicht von dem hirarchisch höchsten Teilnehmer kommt:
    1. die “Motivation” der Teilnehmer ggf. nicht die höchste ist und damit sich leicht “da ist mir was dringenderes dazwischen gekommen” einschleicht
    2. vor allem eben durch diese Person! 😉 D.h. da diese Person meist nicht “aus Versehen” dabei sein soll die Koordination hier passiert, da (Achtung Bias!) vermutlich die stärkste Fluktuation im Kalender hier stattfindet und damit sichergestellt wird, dass alle betroffenen Personen direkt bei einer Veränderung des Kalenders/Meetings davon Kenntnis erhalten.

Daher möchte ich dazu aufrufen meine Ratschläge zu beherzigen, damit wir alle weniger Stress und Aufwand bei der Meetingkoordination haben!