Was hat das Aktenarchiv im Keller, was mein Fileshare nicht hat?

Letztens führte ich eine Unterhaltung darüber, dass (These meines Gegenübers) das Aktenarchiv im Keller doch viel geeigneter ist, um schnell bestimmte Unternehmensdokumente wiederzufinden als der Unternehmens FileShare, denn die seien ja schön strukturiert abgelegt (Gang, Schrank, Jahrgang, Vorgang,…) und es zum Teil sehr schwierig ist auf dem Netzlaufwerk der Abteilung das richtige Dokument zu finden, denn da hat ja jeder sein eigenes System für den Namen und den Ort von Dokumenten und eine Suche ist ja auch nicht wirklich möglich.

Ich musste ein wenig (ok, das ist untertrieben, ich musste wirklich viel) schlucken, denn ich habe Schwierigkeiten das Problem zu verstehen, denn hier wurden mal wieder Äpfel mit Birnen vermengt:

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Quelle: https://www.flickr.com/photos/kulturarvsprojektet/6498637005

im Gegensatz zu:

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Quelle: https://www.deviantart.com/aroth999/art/Desktop-maze-99311586

Die beiden obigen Bilder zeigen sehr eindrücklich, wo das Problem (bzw. ein Teil, siehe weiter unten) liegt:

Für das Ablegen von Papier gibt es sehr strikte Vorgaben, die „natürlich“ auch jeder beachtet, denn zum einen „gehört sich das so“ und zum anderen würde man ja auch gar nichts wiederfinden, wenn man das nicht machen würde:

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Quelle: https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Messy_storage_room_with_boxes.jpg

Viel Spaß dort etwas zu suchen und zu finden!

Worauf möchte ich also hinaus:

Für das Ablegen und Behandeln von digitalen Dokumenten müssen gleiche bzw. ähnliche Regeln und Vorgaben gelten, wie für Dokumente aus Papier!

Stephanus Schulte

Was bedeutet das also für digitale Dokumente?

  1. Klare und einheitliche Ordnerstrukturen (ist das nur Zufall, dass beides Ordner heißt??? Und mag der Name wohl von „Ordnung“ kommen??? 😉 )! D.h. in welchem Keller, in welchem Gang, in welchem Regal, in welchem Ordner liegt was. Z.B.: „\\server\Abteilung1\2019\12\“
  2. Klare und einheitliche Dokumentennamen, ggf. Vorgangsnummern, Kundennummern, Produktnummern, etc einbinden!
    Z.B.: „vgnr-12345-kdnr-1234.docx“
  3. Klassifizierung auf Basis einer einheitlichen Klassifizierungsvorgabe
    Stw.: Dokumente, die auf Papier „Streng vertraulich“ sind, sind es vermutlich auch digital! 😉 (Siehe dazu: [SD] Best Practice Datenklassifizierung)
  4. Und jetzt kommt der wichtigste Tipp:
    Wie wäre es damit Dokumente dort abzulegen, wo sie hingehören, nämlich in ein „DokumentenManagementSystem“ wie z.B. SharePoint Online?

Vorteile eines DMS

Grade Punkt 4 hat gravierende Vorteile gegenüber der aus der 90er IT stammenden Ablage von Dokumenten auf on-premises Fileshares:

  1. Suche! Ich kenne kein Unternehmen, welches das Thema „Suche“ auf FileShares zur Zufriedenheit der User gelöst hätte. Oftmals funktioniert nicht mal die Suche nach Dateinamen, geschweige denn die Suche nach Inhalten von Dokumenten!
    Alleine für diesen Punkt lohnt sich der Umzug! Wer kein DMS nutzt, der foltert seine User und ermöglicht ihnen nicht produktiver zu arbeiten!
    Und jetzt denkt mal daran, was mittels Viva Topics alles möglich ist!
  2. Compliance! Grade wenn es um das Thema Compliance, Klassifizierung, Verschlüsselung, GDPR/DSGVO, Rechtssichere Aufbewahrung, eDiscovery, Reporting, Nachverfolgung, etc. geht, dann steht man mit einem klassischen Fileshare ziemlich dumm da, denn da geht quasi nix. (oder nur mit hohem finanziellen und personellen Aufwand)
  3. Sharing! „Ich teile dir mal eben meine 100MB Datei per Email… ähm, doch nicht, so große Mails kann ich nicht schreiben, was mache ich denn dann? Ich schicke dir nen usb stick per Post, oder besser, ich nutze irgendeinen Cloudfiler und lade dort die streng vertraulichen, nicht verschlüsselten Dateien hoch“ – Muss ich dazu noch mehr schreiben? 😉
  4. Co-Authoring! Wenn ich sehe, wie häufig ich mit meinen Kollegen gleichzeitig an Präsentationen und Excel Sheets arbeite, dann denke ich öfter: „Wie zum Geier haben wir das nur früher gemacht?“
  5. Versionierung! Mal Hand aufs Herz, wer hat schon bei einem klassischen Fileshare die Shadow Copies aktiviert und wenn dann auch noch mit sagen wir mal 100 Versionen oder mehr?
    Genau, niemand! Weil es viel zu teuer war das zu tun.
    Versionierung hat mir schon sehr häufig viel Arbeit erspart, in dem ich einfach auf einen vorherigen Stand zurück springen konnte. (Insb. dann, wenn meine Kollegen aus Versehen mal etwas aus einem Dokument gelöscht haben.)
  6. Schutz vor Ransomware! Durch den o.g. Punkt 5 ist es ein Leichtes wenn doch mal Dokumente ungewollt durch Ransomware verschlüsselt worden sind einfach auf eine unverschlüsselte Version zurück zu gehen. Ich habe kein Mitleid mit jemandem, der durch Ransomware (normale) Dokumente verliert. Das ist einfach nicht mehr nötig im Jahr 2019!
    => Kein Mitleid mit Ransomware

Warum verwendet noch jemand ernsthaft File Shares?
Ich verstehe es wirklich nicht!

[Hoffentlich ist Neuland Internet bald soweit, dass das auch für abgelegene Regionen sinnvoll nutzbar ist!]